Vikten av strategiska nyckeltal baserade på fakta

2020-05-13

Nyckeltal är ett sätt för företagsledningar att kontrollera sin verksamhet. Nyckeltal är också ett sätt att skapa incitament och att driva beteenden.

alt

Tillverkande företags konkurrenskraft ligger i förmågan att tillgodose sina kunders behov. För att kunna göra det på ett effektivt sätt behöver både företaget och dess försörjningskedja vara effektiv och konkurrenskraftig. För att säkerställa att alla delar i företaget och alla företag i försörjningskedjan arbetar effektivt mäts deras prestationer och följs upp.

Det sägs att:”What gets measured gets done, what gets measured and fed back gets done well, what gets rewarded gets repeated” (Jones och Bearley, 1996)

Det innebär att det vi mäter med nyckeltal kommer att genomföras och de mätetal som är kopplade till incitament leder till återupprepade beteenden. Risken är dock att skapa isolerade och suboptimerande beteenden som inte gynnar försörjningskedjan och i slutändan inte heller gynnar kunden. Detta är tyvärr vanligt förekommande i tillverkande företag där till exempel inköpsfunktionen vanligen mäts på förmågan att minska inköpspris, inte förmågan att bemöta kundkrav; Marknad mäts på förmågan att sälja, inte att sälja det produktionen kan tillverka etc.

Vi hävdar att slentrianmässigt valda nyckeltal som bygger på data som är lätta att tillgå negativt påverkar konkurrenskraften hos tillverkande företag. Vår hypotes är att strategiska mätetal skapar incitament och gynnar beteenden för att skapa ett transparent informationsflöde som gör att fler aktörer i en försörjningskedja kan ta beslut baserat på fakta.

Syftet är att identifiera strategiska nyckeltal som ger incitament och premierar beteenden som ger en effektiv och samtidigt kundfokuserad och värdeadderande försörjningskedja.

Strategi

Ett företags övergripande strategi syftar till att uppnå konkurrensfördelar. För tillverkande företag översätts företagsstrategin till konkurrensfaktorer och operationaliseras genom funktionsstrategier. Funktionsstrategier är strategier knutna till en specifik funktion på ett företag, till exempel inköp och produktion. För att företagsstrategin ska kunna uppfyllas behöver därför alla funktionella strategier driva åt samma håll. Funktionsstrategier förväntas härröra från, och överensstämma med, den övergripande företagsstrategin men också vara konsekvent men andra funktionella strategier.

Trots att vikten av att olika funktionella strategier strävar åt samma håll har belysts i drygt 40 år ser vi fortfarande bevis på att det saknas samsyn både internt i företag och externt inom försörjningskedjan genom att suboptimerande nyckeltal tillåts. Detta är i grunden ett ledningsproblem men vi har här försökt fokusera på möjliga lösningar.

Tabell 2. Faktorer som underlättar och motverkar integration och samverkan mellan olika funktioner

Vad är ett mätetal?

Hur man väljer att mäta sin verksamhet kan väljas fritt, följa branschstandard eller följa någon branschgemensam modell. Mätetal kan även knytas till konkurrensfaktorer, se exempel i tabell 1.

Tabell 1. Exempel på mätetal

Andra vanligt förekommande mätetal är att mäta personalens kapacitet och produktivitet i närvarotid.

Resultat

Vilka strategiska nyckeltal bör då användas för att skapa en skapa en effektiv och samtidigt kundfokuserad och värdeadderande försörjningskedja? Vi ser att denna studie ger mer underlag för att nyckeltal ska vara utformade för att stödja den övergripande företagsstrategin, de ska vara transparanta och kommunicerade till alla funktioner och de ska inte vara suboptimerande. Nyckeltal som premierar beteenden som samverkan och kommunikation är därför att föredra.

Vår studie har visat på att kommunikation och i synnerhet visuella verktyg som är funktionsöverbryggande underlättar förståelsen och ökar överensstämmelsen av strategier.

Vår studie har visat på att kommunikation och i synnerhet visuella verktyg som är funktionsöverbryggande underlättar förståelsen och ökar överensstämmelsen av strategier. En rotorsak till detta är att visuella verktyg inte kan skapas av en enskild funktion utan kräver samarbete i tvärfunktionella team.

Vi föreslår också differentierade mätetal som påverkas av sin positionering i förhållande till kundorderpunkten. De komponenter och funktioner som befinner sig före kundorderpunkten bör därför mätas och styras mer mot kostnadseffektivitet (men aldrig på bekostnad av kvalitet eller tillförlitlighet) medan de komponenter och funktioner som befinner sig efter kundorderpunkten mäts på ledtid och flexibilitet.


Faktor
Underlättar
Motverkar
Struktur
Flexibla ansvarsområden, Förutsättningar för fysiska möten
Funktioner åtskilda fysiskt och organisatoriskt,
Kultur
Öppenhet, inkluderande, tvärfunktionella team
Funktionella silos, ”blame game”
Kommunikation
Förutsättningar för både formella möten och informella (direkta) möten, jobbrotation
Begränsad informell kommunikation. Begränsad kommunikation med kund
Mätetal och belöningar
Alla funktioner känner till andras mätetal. Belöningar baserade på hela företaget
Lokala/funktionsspecifika mätetal. Mätetal som motverkar varandra
Strategisk koncensus
Kännedom om företagsstrategi egen funktionsstrategi, övriga funktionsstrategier
Ingen kännedom om eller förståelse för företagsstrategi eller andra funktionsstrategier
Företagsledning
Underlättar och belönar samarbete
Ser olika enheter som konkurrenter
Konkurrensfaktor
Möjliga mätetal
Kvalitet
Kvalitetsutfall, Antal klagomål, Antal garantireturer, Andel defekta i produktion
Leveransförmåga
Cykeltid, Andel leveranser i tid, Medelförsening, Andel produkter i lager
Flexibilitet
Ställtid, Minsta orderstorlek, Antal varianter, Tid att ändra plan
Kostnad
Kostnad/enhet, Tillverkningskostnad, OEE, Produktivitet
alt

Det är även av stor vikt att olika funktioner känner till varandras nyckeltal då dessa i stor grad påverkar beteenden, uppsättning och styrning av försörjningskedjor. Genom att delge information och skapa samsyn om förutsättningar mellan aktörer i en försörjningskedja kan man tillsammans uppnå bättre kvalitet i hela försörjningskedjans leveransförmåga och därmed uppnå högre kundnöjdhet.

Författare:
Jenny Bäckstrand, Universitetslektor i logistik.öppnas i nytt fönster
Mikael Göthager, Canea.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Jenny Bäckstrand

Docent inom logistik (Operations and Supply Chain Management), forskar om inköp, leverantörsrelationer, kundanpassningar och kommunikation.

Visa alla mina bloggposter